Setiap kantor pasti memiliki banyak dokumen penting yang harus disimpan dengan rapi dan teratur. Inilah mengapa perlengkapan ATK (Alat Tulis Kantor) untuk pengelolaan arsip sangat dibutuhkan. Dengan alat dan perlengkapan yang tepat, pengelolaan arsip tidak hanya jadi lebih mudah, tetapi juga memastikan dokumen tetap aman dan mudah diakses saat dibutuhkan.

Bagi bagian purchasing kantor, penting untuk memilih perlengkapan ATK yang fungsional dan tahan lama. Berikut adalah beberapa rekomendasi ATK untuk pengelolaan arsip yang wajib Anda miliki di kantor.

1. Map Arsip

Map arsip merupakan salah satu perlengkapan yang paling penting dalam pengelolaan dokumen. Ada berbagai jenis map arsip yang bisa Anda pilih, seperti map folder gantung, map snelhecter, hingga map ordner. Setiap jenis map memiliki fungsi spesifik untuk menyimpan dan mengkategorikan dokumen agar lebih mudah ditemukan.

Tips: Pilih map yang sesuai dengan kebutuhan kantor Anda. Misalnya, untuk dokumen penting yang sering diakses, gunakan map ordner dengan label pada punggungnya untuk mempermudah pencarian.

2. Bantex dan Ordner

Bantex atau ordner sangat ideal untuk menyimpan banyak dokumen dalam satu tempat. Dengan penjepit mekanik di dalamnya, dokumen bisa tersusun rapi dan aman. Selain itu, ordner hadir dengan berbagai ukuran yang bisa disesuaikan dengan jumlah dokumen yang akan diarsipkan.

Tips: Jangan lupa untuk memilih ordner berkualitas tinggi agar lebih awet dan tidak mudah rusak, terutama jika sering digunakan.

3. Label dan Stiker Penanda

Agar pengelolaan arsip lebih efektif, gunakan label dan stiker penanda untuk memisahkan kategori atau jenis dokumen tertentu. Label yang terorganisir dengan baik membantu staf kantor dalam mencari dokumen dengan cepat dan efisien.

Tips: Pastikan menggunakan label yang mudah dibaca dan tahan lama, sehingga tidak mudah terkelupas atau hilang saat dokumen digunakan.

4. Laci Arsip dan Filing Cabinet

Untuk penyimpanan dokumen dalam jumlah besar, laci arsip atau filing cabinet adalah pilihan terbaik. Dengan laci-laci yang bisa diatur berdasarkan kategori, dokumen bisa disimpan dengan aman dan tetap mudah diakses.

Tips: Pertimbangkan untuk membeli filing cabinet dengan sistem penguncian agar dokumen sensitif tetap terlindungi.

5. Rak Dokumen

Rak dokumen adalah solusi untuk mengelola arsip dengan cara yang mudah diakses. Dengan menggunakan rak, Anda bisa menyusun dokumen secara vertikal, sehingga lebih hemat ruang. Rak ini sangat berguna untuk menyimpan dokumen yang sering diambil atau digunakan oleh tim.

Tips: Pilih rak dokumen yang stabil dan terbuat dari material yang kuat agar bisa menampung banyak dokumen tanpa mudah goyah.

6. Amplop Dokumen dan Folder Plastik

Amplop dokumen dan folder plastik berguna untuk menyimpan dokumen kecil atau dokumen yang tidak perlu sering diakses, namun tetap harus dijaga kerapihannya. Amplop dokumen juga bagus untuk menyimpan dokumen rahasia atau surat-surat penting yang harus diproteksi dari kerusakan.

Tips: Gunakan folder plastik bening agar dokumen di dalamnya mudah dikenali tanpa harus membuka folder.

7. Klip Kertas dan Binder Clip

Untuk mengelompokkan dokumen yang tidak terlalu tebal, klip kertas atau binder clip adalah solusi sederhana namun efektif. Dengan klip, Anda bisa mengatur banyak dokumen secara sementara sebelum dimasukkan ke dalam map atau ordner.

Tips: Pilih binder clip dengan ukuran yang sesuai, dan simpan klip kertas di tempat yang mudah dijangkau agar tidak tercecer.

8. Paper Tray

Bagi kantor dengan volume dokumen yang tinggi, paper tray dapat membantu mengorganisir surat masuk dan keluar, atau dokumen yang sedang dalam proses. Paper tray biasanya disusun bertingkat, sehingga lebih hemat tempat di meja kerja.

Tips: Gunakan paper tray yang bisa disusun sesuai kebutuhan, dan pastikan setiap tray diberi label sesuai dengan jenis dokumen yang disimpan.

9. Gunting dan Cutter

Kadang kala, Anda perlu memotong dokumen atau menyesuaikan ukuran kertas untuk keperluan tertentu. Oleh karena itu, gunting dan cutter adalah alat yang harus selalu ada di meja pengarsipan.

Tips: Pastikan gunting dan cutter disimpan di tempat yang aman agar tidak membahayakan, terutama di lingkungan kantor dengan banyak orang.

10. Stapler dan Staples

Stapler dan staples sangat diperlukan untuk menjilid dokumen dengan rapi. Pastikan Anda memiliki stapler dengan ukuran besar dan kecil untuk kebutuhan yang berbeda, terutama jika sering mengelola dokumen tebal.

Tips: Selalu sediakan staples cadangan, dan pilih stapler dengan kualitas tinggi agar tidak mudah rusak saat digunakan.

Kesimpulan

Memilih perlengkapan ATK kantor yang tepat untuk pengelolaan arsip adalah langkah penting untuk menjaga kelancaran operasional kantor. Dengan alat-alat yang sesuai, pengelolaan dokumen akan lebih efisien dan membantu menghemat waktu saat mencari atau menyimpan arsip penting. Pastikan untuk selalu memilih ATK berkualitas agar tahan lama dan dapat menunjang aktivitas pengarsipan sehari-hari di kantor Anda.